สอบถามการทำ SubForm และการออกแบบ Databased

[Tatchawin]

ขอปรึกษาและสอบถามท่านผู้รู้ครับ

ผมได้รับโจทย์จากทางนาย ให้เขียนโปรแกรมเพื่อเก็บข้อมูลพนง.รับเหมาในโรงงาน โดยเก็บข้อมูลดังนี้
1. ชื่อสกุลพนักงาน
2. ที่อยู่พนักงาน
3. สังกัด(ตำแหน่ง แผนก ส่วน ฝ่าย โรงงาน บริษัทต้นสังกัดของพนง.รับเหมา รูปแบบการจ้างเหมา ฯลฯ)
4. ประวัติการถูกลงโทษ
5. ประวัติการอบรม
โดยทั้งหมด ผมได้ออกแบบ Databased ตาม ER Diagram ตามภาพที่ 1 แบ่งเป็นฝั่งซ้ายและฝั่งขวา

ข้อ 1-4 ผมได้ออกแบบ Databsed เพื่อใช้เก็บข้อมูลในฝั่งซ้าย(ตารางพื้นที่สีเขียวเก็บข้อ 1-3 ส่วนตารางพื้นที่สีน้ำเงินเก็บข้อมูลข้อ 4)
ซึ่งผมทำ Databased ให้ออกมาเป็นรูปแบบที่ตั้งใจ นำไปออกแบบฟอร์มกรอกข้อมูลเพิ่มเข้าได้ ตามที่ตั้งใจไว้แล้วครับ
แต่ที่ติดปัญหาคือข้อ 5 คือ เรื่องประวัติการฝึกอบรมนั้น ซึ่ง Databased จะอยู่ทางขวามือ(ตารางพื้นที่สีแดง)ของ ER Diagram

โจทย์ในการจัดทำ
1. ต้องการทำฟอร์มบันทึกข้อมูลการฝึกอบรมให้ได้ตามแบบรูปภาพที่ 2 คือ มี Form ที่มี tblSession (เก็บข้อมูลSessionID, ชื่อหลักสูตร, Description, Objectiveหลักสูตร, ระยะเวลาการฝึกอบรม,
ผู้สอน, บริษัทที่มาสอน ฯลฯ)เป็น Record Source และมี Subform ที่บันทึกชื่อผู้เข้าอบรม ในแต่ละ SessionID (Dropdown เลือก NationalID หรือชื่อ-สกุลปุ๊บ ขึ้น WorkID, ตำแหน่ง, สังกัดพนง.ปั๊ปทันที)
2. Subform ในข้อ 1 นั้น ต้องบันทึกข้อมูลไว้ด้วยว่า พนง.ที่มาอบรมนั้น ขณะนั้น มีตำแหน่งอะไร สังกัดอะไร เพื่อจะนำข้อมูลไปใช้ต่อในข้อ 3
3. ต้องรู้ให้ได้ว่าตำแหน่งงานทั้งหมดใน Databased นั้น จะต้องอบรมอะไรบ้าง เพื่อให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด แล้วพนง.ที่อยู่ในตำแหน่งนั้น ๆ
ได้อบรมครบตามกฎหมายกำหนดแล้วหรือยัง

การแก้โจทย์
ข้อ 1-2: ผมจัดทำ
- Form ขึ้นมาโดยใช้ tblSession เป็น Record Source ได้
- Subform โดยให้เป็น Unbound SubForm ซึ่งผมเขียน Expression ที่ txtWorkID โดยเมื่อ Dropdown เลือก NationalID เมื่อไหร่ ระบบจะไปดึง Last WorkID ของพนง.คนนั้น ๆ มาจาก
tblWork(Transaction Table) มาโชว์ จากนั้น ก็เขียน VBA on click ที่ปุ่ม Save ให้ Save ข้อมูล Subform ลง tblTrainingRec
ข้อ 3: ผมยังไม่รู้แนวทางจะทำอย่างไรดี ทั้งการออกแบบ Databased, การทำแบบฟอร์มเพื่อคีย์หลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งต้องอบรมให้ครบตามกฎหมาย, การทำ Report

ปัญหาที่เกิดขึ้น
ข้อ 1-2: เกิด Error ใน Subform ตามภาพที่ 2
ข้อ 3: ผมยังไม่รู้แนวทางจะไปต่ออย่างไรดี ทั้งการออกแบบ Databased, การทำแบบฟอร์มเพื่อคีย์หลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งต้องอบรมให้ครบตามกฎหมาย, การทำ Report

คำถาม: เพื่อให้ได้ตามโจทย์ที่กำหนด
1. แนวทางการออกแบบ Databased ที่ผมทำมานี้ เหมาะสมแล้วหรือไม่? ถ้าไม่ ผมควรจะออกแบบอย่างไรเพื่อให้ได้ตามโจทย์ที่ผมต้องการ?
2. ถ้าผมออกแบบ Databased มาถูกทางแล้ว จะทำอย่างไรให้ Subform ไม่ Error ครับ? แล้วจะไปต่อกับเรื่องการกำหนดหลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งต้องอบรมให้ครบตามกฎหมายอย่างไรดีครับ?

ยาวหน่อยนะครับ รบกวนขอไอเดียจากท่านผู้รู้ด้วยครับ ขอบคุณมากๆครับผม
หากท่านใดอ่านแล้วงงๆ สามารถถามเพิ่มได้นะครับ หรืออยากจะดูไฟล์ที่ทำ ก็พร้อมจะส่งให้ดูครับ

[OddyWriter]

ข้อแนะนำมี 2 ข้อ เท่าที่ผมเห็นจากรูป
1. ควรทำ Normalization อย่างต่ำให้ได้ 3NF
2. ควรแยกตาราง "ข้อมูลส่วนบุคคล" ออกจาก tblWork ครับ ตารางใหญ่เกินไป จัดการยาก

[สันติสุข]

ขอเพิ่มเติมจาก อ. OddyWriter หน่อยครับ

แนวทางการออกแบบ Databased ที่ผมทำมานี้ เหมาะสมแล้วหรือไม่? ถ้าไม่ ผมควรจะออกแบบอย่างไรเพื่อให้ได้ตามโจทย์ที่ผมต้องการ?

เท่าที่เห็นตอนนี้
- ในระบบมีเทเบิลที่มี 2 ฟิลด์เยอะทีเดียว บางตัวจำเป็นหรือไม่ อย่างเช่นเทเบิล tblBlood ถ้าเป็นผม ผมจะกำหนดตัวเลือกลงในส่วนของ Lookup tab ของฟิลด์ tblContractor.BloodID ไปเลยว่ามีอะไรให้เลือกบ้าง เพราะ 1)กรุ๊ปเลือดตายตัวอยู่แล้ว มีไม่กี่กรุ๊ป (A, A+, A-, ...)  2)ระบบของเราไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรายละเอียดอะไรของกรุ๊ปเลือดนั้นอีก เช่น กรุ๊ปนั้นมีแอนติเจ้น A,B,D หรือเปล่า การแยกเทเบิลออกไปในกรณีนี้ เป็นภาระแก่ระบบที่ต้องมาลิงค์ไปยังเทเบิล tblBlood อีกต่างหาก 3)ถ้าตั้งค่า BloodID เป็นอะไรที่ไม่สื่อความหมาย เช่น ตัวเลข ดังนั้นเวลาเปิดดูเทเบิล tblContractor ก็จะต้องมานั่งนึกอีกว่ามันคือเลือดกรุ๊ปอะไรกันแน่ ส่วนเทเบิลอื่นเช่น tblPlant คุณคิดว่าโรงงานจะสร้างเพิ่ม/เปลี่ยนแปลงบ่อยขนาดไหน ถ้าไม่ เมื่อไหร่ที่มีก็ค่อยมาเพิ่มใน Lookup tab ก็ได้
- เข้าใจว่าฟิลด์ xxxID ในทุกเทเบิลจะเป็น Primary Key แต่เราใช้ฟิลด์อื่นๆที่เหมาะสมกว่าเป็น Primary Key ก็ดีกว่าเพราะมัน unique คือมีค่าเดียวไม่ซ้ำกันอยู่แล้ว เช่น tblContractor เราเป็นบุคคลทั้งหมด เราก็ใช้เลขประจำตัวประชาชน (เข้าใจว่าคือฟิลด์ NationalID) มาใช้แทน
- ในความสัมพันธ์ระหว่างเทเบิล (Database Tools - Relationships) ดูความเหมาะสมว่าควรกำหนด Referential Integrity, Cascade Update, Cascade Delete ด้วยหรือไม่  (ส่วนมากผมกำหนด Referential Integrity)

Subform โดยให้เป็น Unbound SubForm

- ไม่รู้ว่าทำไมกำหนดเป็น Unbound  ถ้าจะเป็น Unbound ซึ่งเราต้องควบคุมการเขียนลงเทเบิลอื่นๆอีกที ก็ย้ายเท็กซ์บ็อกซ์และคอนโทรลต่างๆใน Unbound SubForm มาไว้บน MainForm แล้วตีกรอบเพื่อแสดงเป็นนัยว่าเป็นข้อมูลที่แยกต่างหากจาก Session ไปเลยน่าจะดูเรียบง่ายกว่า หรือจะนำมาใส่ใน Tab control บน MainForm อีกที ก็สื่อเป็นหมวดหมู่ดี

ซึ่งผมเขียน Expression ที่ txtWorkID โดยเมื่อ Dropdown เลือก NationalID เมื่อไหร่ ระบบจะไปดึง Last WorkID ของพนง.คนนั้น ๆ มาจากtblWork(Transaction Table) มาโชว์ / เกิด Error ใน Subform

- ต้องเอาโค้ดที่ทำการดึงและแปะลงฟิลด์ที่เกิด #Error นั้นมาดูครับ

การทำแบบฟอร์มเพื่อคีย์หลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งต้องอบรมให้ครบตามกฎหมาย

- ก็ต้องมีเทเบิลหลักสูตร (tbSubject หรือเปล่า ?) ,เทเบิลตำแหน่ง (อันนี้ผมไม่รู้เทเบิลไหน สมมุติชื่อ tbP หรือเป็นแค่ฟิลด์ในเทเบิล tbWork ? สมมุติชื่อฟิลด์ F) และสร้างเทเบิลหลักสูตรที่ต้องอบรม (สมมุติชื่อ tbC) ที่มีทั้งฟิลด์ Primary Key ของเทเบิลหลักสูตรและ Primary Key ของเทเบิลตำแหน่ง(หรือแค่ฟิลด์ F ถ้าคุณไม่ได้มีเทเบิลตำแหน่งแยกออกมาต่างหาก) มานำมาตั้งเป็น Primary Key ของ tbC ดังนั้นคุณก็สร้างฟอร์มที่มี Mainform เป็น tbP และมี Subform เป็น tbC เพื่อป้อนหลักสูตรที่ต้องอบรมตามกฎหมายได้แล้ว

หมายเหตุ : Database ไม่ต้องใส่ d ต่อท้ายครับ

[Tatchawin]

ขอเพิ่มเติมจาก อ. OddyWriter หน่อยครับ

แนวทางการออกแบบ Databased ที่ผมทำมานี้ เหมาะสมแล้วหรือไม่? ถ้าไม่ ผมควรจะออกแบบอย่างไรเพื่อให้ได้ตามโจทย์ที่ผมต้องการ?

เท่าที่เห็นตอนนี้
- ในระบบมีเทเบิลที่มี 2 ฟิลด์เยอะทีเดียว บางตัวจำเป็นหรือไม่ อย่างเช่นเทเบิล tblBlood ถ้าเป็นผม ผมจะกำหนดตัวเลือกลงในส่วนของ Lookup tab ของฟิลด์ tblContractor.BloodID ไปเลยว่ามีอะไรให้เลือกบ้าง เพราะ 1)กรุ๊ปเลือดตายตัวอยู่แล้ว มีไม่กี่กรุ๊ป (A, A+, A-, ...)  2)ระบบของเราไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรายละเอียดอะไรของกรุ๊ปเลือดนั้นอีก เช่น กรุ๊ปนั้นมีแอนติเจ้น A,B,D หรือเปล่า การแยกเทเบิลออกไปในกรณีนี้ เป็นภาระแก่ระบบที่ต้องมาลิงค์ไปยังเทเบิล tblBlood อีกต่างหาก 3)ถ้าตั้งค่า BloodID เป็นอะไรที่ไม่สื่อความหมาย เช่น ตัวเลข ดังนั้นเวลาเปิดดูเทเบิล tblContractor ก็จะต้องมานั่งนึกอีกว่ามันคือเลือดกรุ๊ปอะไรกันแน่ ส่วนเทเบิลอื่นเช่น tblPlant คุณคิดว่าโรงงานจะสร้างเพิ่ม/เปลี่ยนแปลงบ่อยขนาดไหน ถ้าไม่ เมื่อไหร่ที่มีก็ค่อยมาเพิ่มใน Lookup tab ก็ได้
- เข้าใจว่าฟิลด์ xxxID ในทุกเทเบิลจะเป็น Primary Key แต่เราใช้ฟิลด์อื่นๆที่เหมาะสมกว่าเป็น Primary Key ก็ดีกว่าเพราะมัน unique คือมีค่าเดียวไม่ซ้ำกันอยู่แล้ว เช่น tblContractor เราเป็นบุคคลทั้งหมด เราก็ใช้เลขประจำตัวประชาชน (เข้าใจว่าคือฟิลด์ NationalID) มาใช้แทน
- ในความสัมพันธ์ระหว่างเทเบิล (Database Tools - Relationships) ดูความเหมาะสมว่าควรกำหนด Referential Integrity, Cascade Update, Cascade Delete ด้วยหรือไม่  (ส่วนมากผมกำหนด Referential Integrity)

Subform โดยให้เป็น Unbound SubForm

- ไม่รู้ว่าทำไมกำหนดเป็น Unbound  ถ้าจะเป็น Unbound ซึ่งเราต้องควบคุมการเขียนลงเทเบิลอื่นๆอีกที ก็ย้ายเท็กซ์บ็อกซ์และคอนโทรลต่างๆใน Unbound SubForm มาไว้บน MainForm แล้วตีกรอบเพื่อแสดงเป็นนัยว่าเป็นข้อมูลที่แยกต่างหากจาก Session ไปเลยน่าจะดูเรียบง่ายกว่า หรือจะนำมาใส่ใน Tab control บน MainForm อีกที ก็สื่อเป็นหมวดหมู่ดี

ซึ่งผมเขียน Expression ที่ txtWorkID โดยเมื่อ Dropdown เลือก NationalID เมื่อไหร่ ระบบจะไปดึง Last WorkID ของพนง.คนนั้น ๆ มาจากtblWork(Transaction Table) มาโชว์ / เกิด Error ใน Subform

- ต้องเอาโค้ดที่ทำการดึงและแปะลงฟิลด์ที่เกิด #Error นั้นมาดูครับ

การทำแบบฟอร์มเพื่อคีย์หลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งต้องอบรมให้ครบตามกฎหมาย

- ก็ต้องมีเทเบิลหลักสูตร (tbSubject หรือเปล่า ?) ,เทเบิลตำแหน่ง (อันนี้ผมไม่รู้เทเบิลไหน สมมุติชื่อ tbP หรือเป็นแค่ฟิลด์ในเทเบิล tbWork ? สมมุติชื่อฟิลด์ F) และสร้างเทเบิลหลักสูตรที่ต้องอบรม (สมมุติชื่อ tbC) ที่มีทั้งฟิลด์ Primary Key ของเทเบิลหลักสูตรและ Primary Key ของเทเบิลตำแหน่ง(หรือแค่ฟิลด์ F ถ้าคุณไม่ได้มีเทเบิลตำแหน่งแยกออกมาต่างหาก) มานำมาตั้งเป็น Primary Key ของ tbC ดังนั้นคุณก็สร้างฟอร์มที่มี Mainform เป็น tbP และมี Subform เป็น tbC เพื่อป้อนหลักสูตรที่ต้องอบรมตามกฎหมายได้แล้ว

หมายเหตุ : Database ไม่ต้องใส่ d ต่อท้ายครับ

ขอบคุณมากๆครับ
เดี๋ยวผมจะลองทำตามที่แนะนำนะครับ ถ้าติดขัดอะไร เดี๋ยวจะโพสถามต่อนะครับ :D