ms access เหมาะกับเรื่องฐานข้อมูลโดยตรง ส่วน ms excel
เมื่อก่อนคิดว่าไม่เหมาะกับเรื่องฐานข้อมูล แต่ตอนหลัง
ไปเจอคนที่เก่ง Excel ระดับเทพ ใช้ Excel ทำฐานข้อมูลเฉยเลย
ผมคิดว่าถ้าใคร EXPERT จริงๆ ก็น่าจะทำได้ทั้งนั้น

ไม่ค่อยแน่ใจกับคำถามนะครับ ที่ว่า "MS Access ในการใช้งานกับ..." นั้น ความหมายของคำว่า "ใช้งาน" หมายถึงอย่างไร

ถ้าหมายถึงการอ่าน/เขียน/เพิ่ม/แก้ไข/ลบข้อมูลในฐานข้อมูล (ไม่ว่าจะใช้ฐานข้อมูลยี่ห้อไหนเก็บข้อมูลก็แล้วแต่) แล้วหล่ะก็ ภาษาไหนๆในปัจจุบันก็น่าจะทำได้ไม่ต่างกัน จะเป็น Access หรือ Excel ก็ไม่ต่างกันเพราะใช้ภาษา VBA เหมือนกัน สามารถใช้ Data Access Method (เช่น DAO, ADO) ตัวเดียวกันได้

ถ้าจะหมายถึงว่า ทำเป็นตัวเก็บข้อมูลแล้วหล่ะก็ แม้ Excel จะทำได้เหมือนกัน แต่ Access เหมาะกว่า (เหมาะกว่าอย่างไรให้อ่านข้อต่อไป)

ถ้าหมายถึง ตัวจัดการฐานข้อมูล (Database Management System - DBMS) แล้วหล่ะก็ คำตอบคือ Access เท่านั้นครับ Excel ไม่มีคุณสมบัติเพียงพอที่จะทำได้ครับ

ทีนี้ มันเหมาะกว่า Excel อย่างไร เวลาจะตอบเรื่องพวกนี้ จะต้องตอบแบบอิงทฤษฏีของ DBMS ครับ ลองไปอ่าน Database management system ในหัวข้อ DBMS building blocks และ DBMS Features and capabilities และอาจดูลึกไปถึงหัวข้อ ACID (Atomicity, Consistency, Isolation, Durability) ที่เป็นหัวใจสำคัญเรื่องหนึ่งของ DBMS ครับ ดูเปรียบเทียบแต่ละข้อว่า Excel มีคุณสมบัตินั้นหรือไม่ ถ้ามันไม่มี มันก็ไม่ได้ทำมาเป็น DBMS ครับ

เอ็กเซล เหมาะสำหรับการคำนวณจริงๆ เช่น หาค่าสถิติ ค่าเฉลี่ย กรอกข้อมูลง่าย สร้างกราฟสวยงาม แสดงงานที่เกี่ยวกับตัวเลขสวยงาม
แอคเซส เหมาะสำหรับการทำรายงาน เก็บข้อมูล ต้องการความปลึกย่อย คิวรี่ เพื่อกรองข้อมูลที่เราต้องการ
ส่วนผม ใช้ทั้งสอง อย่าง เพื่อเก็บข้อมูลดังเจตนาข้างต้นครับ
สรุป ใช้ทั้งสองอย่าง

คุณจะใช้ MS Access ก็ต่อเมื่อ

คุณต้องเก็บประวัติเพื่อนำไปวิเคราะห์ เช่น ประวัติการรักษาโรค พิจารณาว่าการให้ยาปริมาณใดที่ทำให้รักษาโรคหาย หรือต้องการติดตามประวัติการรับส่งเอกสาร

ต้องการกรอกข้อมูลในลักษณะ MainForm กับ Subform ในหน้าจอเดียว เช่นการออกใบเสนอราคา ใน MainForm ต้องกรอกรายชื่อลูกค้า วันเดือนปีที่เสนอราคา ส่วน Subform กรอกรายละเอียดสินค้า จำนวน

เนื่องจาก MS Access จำเก่ง แต่คำนวณไม่เก่งต้องอาศัย MS Excel เข้าช่วยด้วย

ศึกษาเกณฑ์ตัดสินใจเลือก MS Access กับ MS Excel ในการจัดการฐานข้อมูลที่ http://www.excelexperttraining.com/blogs/archives/z200-eLearning000629.php

สวัสดีครับน้องน้ำ

ผมเข้าใจนะครับว่าทำไมน้องน้ำถึงถามแบบนี้
เมื่อก่อนผมเคยใช้ Excel ในขณะที่ยังไม่ได้ใช้ Access
แล้วผมก็เกิดคำถามเหมือนคุณน้ำเช่นกัน

คำตอบที่พวกพี่ช่วยตอบมาด้านบนนั้นถูกต้องแล้วนะครับ
แต่ผมอยากขออธิบายในเชิงมุมมองนะครับ

คุณน้ำอาจจะคิดว่า ทำเองใช้เอง ทำไมไม่ทำ excel
Excel มันก็ทำได้ทุกอย่าง ทั้งเก็บข้อมูล, ทำแบบ Form, สร้างสูตรคำนวน, และยังเขียน Macro ให้ทำงาน อัติโนมัตได้ด้วย
...ทำไมต้องไปทำ Access อะไรให้มันวุ่นวาย
ถูกต้องครับ
ใช้ Excel ทำไปเลยครับสะดวกกว่าเยอะ

จริงมันก็ใช้ได้ทั้ง Access และ Excel ทำ นั่นแหละครับ เพียงแต่อาจจะมีข้อจำกัดหรือจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมแตกต่างกันตามที่ได้มีคำตอบแล้วด้านบน

แต่เอาอย่างนี้ครับ Excel เนี่ยตอนที่สร้าง template หรือ สูตรคำนวนใดๆสามารถทำได้ทันที(สะดวก) ตอนที่อยากได้ผลลัพท์ก็ไปใส่นู่นใส่นี่ sort หัว sort ท้าย copy ไปแปะ แล้วก็สามารถนำผลลัพท์ไปใช้ได้

แต่ Access เนี่ยจะลำบากตอนสร้าง Template หรือ แบบ Form
แต่ตอนเวลาที่ต้องการผลลัพธ์เนี่ย จะสะดวกและไวกว่า excel

=ยกตัวอย่างที่ง่ายที่สุด=
เรื่องการจัดเก็บข้อมูล พนักงาน
ใน excel คุณก็จะจัดเก็บเรียงข้อมูลต่อๆกันลงมา
โดยหากมีข้อมูลที่ซ้ำกัน คุณก็จะไม่สามารถรู้ได้
แต่หากคุณต้องการตรวจสอบข้อมูลก่อนที่จะทำการเพิ่ม คุณก็ต้องใช้วิธีค้นหาเก่าก่อนและตรวจเช็คว่าข้อมูลซ้ำกันหรือไม่
...แน่นอน Access สามารถบอกคุณได้ทันทีว่าข้อมูลที่คุณกำลังเพิ่มนั้นซ้ำกับข้อมูลเดิม

ครับนั่นเป็นแค่ 1 ตัวอย่างขอความแตกต่างกัน ยังมีอีกเยอะนะครับ

แต่ถ้าใครจะเถียงว่าผมก็สามารถใช้ Excel ตรวจเช็คข้อมูลซ้ำได้
...ผมก็ไม่เถียงนะครับ แต่คุณชอบดูรายการโทรทัศน์ผ่านมือถือมากว่า ดูผ่านทีวีหรือเปล่าหละครับ

ถ้าจขกท ใช้ ACCESS เก่ง จะลืม EXCEL เหมือนกับ ผม อิอิ

แต่ตอนนี้กำลังไปศึกษา VISUAL FOXPRO กับ SQL อยู่

ACCESS มันจุได้น้อย ก็ต้องศึกษากันต่อไป...

ข้อจำกัดของโปรแกรมฯ ต่างกันคร๊าฟ

ใช้ทั้งคู่ครับ..
ใช้ Access เก็บเป็นฐานข้อมูลผลการทดสอบ
จากนั้น Export ข้อมูลผลการทดอสอบออกไปที่ Excel
ใช้ Excel เป็นตัวแสดงสถิติ Control chart กราฟ ของผลการทดสอบ

สำหรับผมแล้วผมคิดว่าขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน /ความชำนาญของแต่ละคนครับสำหรับผมแล้วผมชอบ Access เพราะสามารถนำไป Report ได้ในหลายๆรูปแบบ การจัดเก็บและค้นหาง่ายและเป็นระบบกว่า Excel ใน Excel เหมือนกระดาษทดที่มีหลายหน้าเมื่อเราใช้งานหลายๆปีมันจึงเป็นการยากที่จะค้นหาข้อมูลเก่าๆ แต่ใน Access เราสามารถค้นได้ง่ายในรูปแบบคิวรี่ครับ

ผมใช้คนละลักษณะ ดีทั้งสองอย่าง บางงานต้องการความเร็วใช้ Excel ถ้ามีเวลามากหน่อยใช้ Access

1.access สามารถใช้งานหลายๆเครื่องพร้อมกันและส่งข้อมูลถึงกันแบบ real time ซึ่ง excel ทำไม่ได้ (เช่นแผนก support 1 , support 2 , 3 ต้องทำข้อมูลส่งให้ทางหน้างานที่อยู่เคาเตอร์ใช้ในการ คุยกับลูกค้าตลอดเวลา การใช้ excel คงไม่สามารถตอบโจทย์ได้ เพราะทางหน้างานต้องคอยเปิดปิดไฟล์ excel เพื่อ refresh ข้อมูล อีกทั้งต้องเปิดหลายไฟล์และถ้าจะ note อะไรเอาไว้ก็ทำไม่ได้เพราะเป็น read-only (เปิดไฟล์ที่ทาง support ทำงานอยู่ดู)

2.access สามารถตั้ง validation rule , input mask และ requirement ต่างๆได้ดีทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น ความถูกต้องของข้อมูลมีมากยิ่งขึ้น เช่น ตั้งไว้ว่า ช่อง 1 ต้องใส่ ตัวหนังสือ 3 หลัก ตัวเลข 5 หลัก หลังจากนั้นจึงจะใส่ช่อง 2 ได้ซึ่งบังคับใส่วันที่ จากนั้นจึงจะทำ 3, 4, 5 ต่อไปได้

3.สามารถแบ่งดึงข้อมูลแต่ละ field ไปแสดงผลได้ง่ายผ่าน query ทำให้แสดงผลแค่ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแต่ละคนเท่านั้น ซึ่งexcel ผมไม่รู้จะทำยังไงนอกจาก hide คอลัม หรือ ลบออก

4.สามารถทำการเก็บ log ผู้ใช้งานไว้ได้มีการ login ใส่ password ช่วยให้ข้อมูลสำคัญบางส่วนปลอดภัยขึ้นระดับหนึ่งมากกว่าใช้ excel

5.access ทำงานกับ record จำนวนมากได้ไวกว่า ใช้เวลาประมวลผลสั้นกว่า (excel ผมใช้ระดับ 10,000 แถว x 100 คอลัมก็อืดมากแล้ว) แต่ access แปบเดียวเสร็จ

อันนี้เป็นความเห็นส่วนตัวครับ

พวกเรามาตอบให้ตั้งหลายคนแล้ว คุณน้องน้ำหายไปไหน คุณได้คำตอบแล้วหรือยัง เข้ามาแจ้งให้พวกเรารู้ด้วยได้ไหม?

Topic by     Message Posted : on : 7/1/2552 11:01:42

โพสถามเมื่อ 3 ปีที่แล้วครับ

นั่นซินะ ผมเองก็ไม่ได้สังเกตเลย เพราะเห็นกระทู้มันขึ้นมาใหม่ นึกว่าโพสกันใหม่ๆ
คราวหลังต้องหมั่นสังเกตจุดนี้เพิ่มด้วย ขอบคุณครับ

ครับ ผมก็ว่าดีทั้งสองอย่างแล้วแต่ถนัดครับ

ขอแย้ง คุณแดนน้อย นิดหนึ่งนะครับ

เรื่องที่ว่า Excel ไม่สามารถรู้ว่าเราคีย์ข้อมูลซ้ำ อันนี้ Excel ทำได้นะครับ ด้วยใช้ VBA ส่งให้ Excel ไปค้นหาข้อมูลที่มีในฐานข้อมูล ก็ให้ Excel ฟ้อง Msgbox ขึ้นมาได้ครับ