หลักการแบบง่ายๆคือ ให้กำหนด Time Interval (เป็น milli-second) ของฟอร์มใดฟอร์มหนึ่งซึ่งต้องเป็นฟอร์มที่เปิดอยู่ตลอดเวลา เช่น กำหนดเป็น 60000 ก็คือทุกๆ 60 วินาที มันจะไปทำงานตามโค้ดที่กำหนดใน OnTimer event procedure ซึ่งเราก็ต้องไปตรวจสอบว่ามีรายการอะไรใหม่กว่าที่ตรวจไว้ครั้งที่แล้วหรือไม่ ส่วนฝ่ายที่บันทึกรายการใหม่ ก็ต้องบันทึกเวลาเอาไว้ด้วยนะครับ เมื่อโค้ดใน OnTimer พบว่ามีข้อมูลใหม่ ก็ให้แสดงออกมาให้ผู้ใช้ทราบ แต่วิธีการนี้ไม่ค่อยจะมีประสิทธิภาพ เพราะ Access ต้องเปิด, ฟอร์มที่ว่าต้องใช้งาน, โค้ดใน OnTimer ไปขัดจังหวะโค้ดใดๆที่กำลังทำงานอยู่(ถ้ามี)

วิธีที่ดีกว่านี้ แต่ต้องลงทุนลงแรงเยอะกว่า คือ เขียนเป็น VB Script หรือจะเป็นภาษาหรือสคริปท์อะไรก็ได้ที่คุณถนัด (ที่แนะ VB Script เพราะมันเขียนเกือบจะเหมือน VBA ของ Access) เพื่อตรวจหาเรคอร์ดใหม่เช่นกัน แล้วกำหนดลงใน Schedule ของ ระบบ Window เพื่อให้รันสคริปท์ที่ว่านี้เป็นระยะๆ วิธีนี้ดีกว่าเพราะ Access ไม่ต้องเปิดอยู่ถึงจะทำให้ผู้ใช้ได้รู้ว่ามีรายการใหม่แล้วนะ

อาจจะเพิ่ม field ที่เป็น flag (yes/no)
ตอนสร้างครั้งแรกก็เปตน No ไปก่อน (ไม่ต้อวกำหนดค่า)
ต่อเมื่อถูกอีกแผนกเปิด เมื่อตรวจดูว่า flag นี้เป็น No ก็ให้แสดงคำว่า "New"
ต่อมาก็ให้แก้ข้อมูลนี้เป็น Yes ซึ้งขึ้นกับเงื่อนไขที่คุณต้องการ